שימור עובדים או "עובד לא עוזב ארגון אלא עוזב בגלל המנהל שלו" (חלק שני)

הגישה הטובה ביותר בכדי לשמר עובדים היא למנוע את עזיבתם לאורך זמן דרך העלאת שביעות רצונם. בפוסט הקודם נסקרו הכלים להעלאת שביעות רצון העובד (ראה חלק ראשון 04/08/14).

בהמשך לפוסט הקודם על האופן בו מנהל משפיע על שביעות רצון עובדיו, בא מודל "שם תג אחריות ושייכות" ומשלים את התהליך.

לפני שנפרט את המודל, נחזור בקצרה על מקורות הסמכות הניהולית  על פי הגישה האנתרופוגוגית Anthropogogy:

למנהל קיימים 5 מקורות סמכות ניהולית:

1.    פורמאלית: הגדרת תפקידו של המנהל כאחראי על העובד והצוות מעניקה לו את הסמכות הנובעת ממקומו בהיררכיה הארגונית. הוא נדרש להציב דרישות לעובד ולאכוף אותן בהתאם לכללי הארגון. קיימת יראה של העובד אל המנהל.

2.   מקצועית: נובעת מהיתרון המקצועי של המנהל על פני העובד ומידת השליטה של המנהל באספקטים המקצועיים של תפקידו. היתרון המקצועי היחסי הוא כתוצאה מניסיונו האישי או הכשרתו המקצועית של העובד.

3.    בינאישית: מקורה במערכת היחסים הבין-אישית והלא פורמאלית בין המנהל לבין העובד. מתבססת על יחסי אנוש (כישורים בין אישיים: הקשבה, אכפתיות, אינטליגנציה רגשית). המנהל נותן יחס אישי לעובד. מערכת יחסים זו מביאה את העובד לפעול על פי הוראות המנהל בגלל הערכה, כבוד, ואפילו אהבה כלפיו.

4.   ערכית: יכולת המנהל להפעיל את עובדיו בתוקף קבלתם והכרתם את מטרות הארגון וערכיו- ה"אני מאמין" האישי של המנהל. המנהל יכול לקיים שיח ערכי: דיבור על ערכים והתייחסות ערכית לעובד. המנהל מייצר תחושת שייכות לארגון ומפתח "גאוות קבוצה" תוך הדגשת הייחודיות שלה.

5.   הזדהות: סמכות הנובעת מרצונו של העובד להדמות למנהל. המנהל נתפס כמודל לחיקוי (התפתחות אישית למשל). פעילות משותפת עם המנהל (פורמאלית או א-פורמאלית) נחשבת כחוויה משמעותית מתוך הערכה והערצה לדמות המנהל. הכלים ליצירת הזדהות הם: דוגמא אישית, הפגנת יוזמה, יצירת אמון, עקביות ואותנטיות.

שביעות רצון העובד אינה מספיקה כדי לשמרו לאורך זמן בארגון. קיימים 6 גורמים אשר למנהל יש שליטה עליהם ומשפיעים על המוטיבציה של העובד:

שקיפות

מדדים 

תגמול 

גמישות

אחריות

שייכות 

"שם תג אחריות ושייכות":

שקיפות: בהירות התהליכים המתרחשים בארגון ומידת השקיפות שלהם לעובד.  עד כמה העובד חשוף אליהם, מעורב בהם, כמות השמועות בארגון ביחס לכמות תקשור המסרים. שקיפות מייצרת מעורבות ומקטינה עמימות. עמימות מייצרת תחושת תסכול, אי ודאות. השקיפות אמורה לבוא לידי ביטוי בעיקר בכל מה שקשור לקבלת החלטות: ספציפית לגבי העובד ולגבי הארגון בכלל.

·        יש לשתף את העובד בתהליך קבלת ההחלטות בשלבים ובמידע הרלוונטיים לו, דבר שייצור תחושת מעורבות ויקטין עמימות ואי ודאות.

מדדים: הצגת מדדים כמותיים ואיכותיים לכל בעל תפקיד וליחידות השונות בארגון ולארגון בכללותו. המדדים אמורים לעודד מצוינות וחדשנות. המדדים אמורים לעורר מוטיבציה אצל העובד, כדי להפוך את ההתנהגות הרצויה מהעובד, לנורמה.

·        יש להציג אותה כמטרה המנוסחת במונחי התנהגות גלויה מלווה במדדים כמותיים ואיכותיים ברי השגה.

·        יש לשדר לעובד תחושת מסוגלות בהשגתם ולעמוד לצידו לאורך כל הדרך.

תגמול: התגמול הוא בצורת הכרה והוקרה, שבח, פרס או יוקרה, בהתאם לביצועי העובד- ומידת העמידה ביעדים. כל עובד מצפה ליחס אישי, לפיתוח אישי ומקצועי, להערכה מצד מנהליו והסובבים אותי, לשבח אישי ופומבי, לתגמול ולכבוד.

·        על המנהל לתת מענה לציפיות אלו בהתאם להתנהגותו המקצועית והנורמטיבית של העובד.

·        יש לוודא שהמענה לצורכי ״העמידה ביעדים״ לא יהפוך להיות חלק מהחוזה

·        ביטוי של מענה לצורך ״עמידה ביעדים״. יש לשלב עם צורכי ״מעבר למצופה״. בכל מקרן אסור לשחוק כלי זה ולהפוך אותו למובן מאליו, כי אז יאבד מכוחו ולא נוכל להניע את העובד (מפורט בפוסט הקודם).

גמישות: מידת יכולת התאמת הארגון את נהליו לצורכי העובד. גמישות בנהלי העבודה ובניהול התהליכים על פי צורכי העובד והמציאות המשתנה בשטח. מאפייני העובד על-פי הגישה האנתרופוגוגית Anthropogogy הם: העובד מכוון עצמו, מענה לצורך, חדשנות ויישום מיידי: 4 מאפיינים אלה דורשים גמישות רבה ממנהל. 

·        גם אם לא נדרש מאמץ רב מהמנהל, לבצע התאמת הנוהל לצורכי העובד, יש לתקשר לעובד את הגמישות אשר בוצעה במיוחד בשבילו.

אחריות: עד כמה האנשים בארגון לוקחים אחריות אישית והדדית על יעדי ומטרות הארגון. עד כמה מפותחת היכולת לקחת אחריות: response - ability ועד כמה ברורים תחומי האחריות של כל עובד והוא ממלא אותם ומעבר.

·        ככל שהעובד יחשוב שהדברים שהוא עושה תורמים מיידית או משמעותית לארגון, ליעדיו ולסובבים אותו, הוא ייקח עליהם יותר אחריות.

שייכות: תחושת שייכות העובד למקום העבודה, לצוות בו הוא נמצא ולארגון. ככל שהעובד ירגיש שייך יותר למסגרת בה הוא נמצא: צוות, מחלקה או ארגון הוא יהיה מחויב יותר ופחות יעלו לו הרהורי עזיבה.

·        על המנהל לייצר גאוות יחידה, לחבר את העובד לערכיו, ערכי הצוות והארגון.

·        יש לתקשר את הערכים ולתת להם כותרות כדי שהעובד יוכל לחזור עליהן כמנטרה המעצימה את תחושת השייכות. 

השילוב של שימוש בכלים ליצירת שביעות רצון עובד, הפעלת מקורות סמכות ניהולית בהתאם לסיטואציה ושימוש במודל שם תג אחריות ושייכות, מגדיל את מעגל את מעגל ההשפעה של המנהל. אם למרות כל המאמצים, בוחר העובד לעזוב, יחשוב המנהל כי עשה כל שביכולתו ותהליך הפרידה יהיה שלם שעיניו.

ככל שתוקשר לעובד בצורה גלויה ואותנטית המאמץ והיחס האישי שהושקע בו, הוא ירגיש שייכות ומחויבות רבה יותר למנהל, המנהל יהפוך לגורם להזדהות: מושא להערצה, והסיכוי שהעובד יעזוב קטן.

במקרים רבים כאשר המנהל יעזוב, העובד יבחר לעזוב איתו לעבור יחד איתו לארגון חדש- כוחו של מנהל.