שיחה אישית בין מנהל למנוהל היא מופע ניהולי משמעותי
לשניהם. במהלך השיחה מתחזק הקשר הבינאישי עם המנהל וניתן מענה לצרכיו האישיים
של העובד. שיחה זו הינה חלק מרצף שיחות אישיות אשר מקיים המנהל מול אנשיו, בניהול
הפרט:
שיחת ראיון, שיחת הכרות והצבת דרישות, משוב online, משוב offline, שיחת קידום (תנאים, שכר,
תפקיד), שיחת הבהרה, שיחת אזהרה/ שימור, שיחת שימוע ושיחת פיטורים.
שיחה אישית, בשונה משאר השיחות, יכולה לבוא בהקשר לכל
אחת מהשיחות, ועומדת גם כמופע ניהולי בפני עצמו ללא קשר לשיחות האחרות.
מטרת השיחה:
חיזוק הקשר הבינאישי בין המנהל למנוהל ומתן מענה לקשיים
של המנוהל, במישור האישי.
המנוהל מקבל יחס אישי ומענה לצרכים שאינם מקצועיים.
המנהל ממצב את עצמו כמנהל שדואג לאנשיו ומחזק את הסמכות
הבינאישית שלו.
משך השיחה:
60-30 דקות.
מיקום:
שקט ואינטימי (ללא הפרעות).
·
חובה
לתעד את השיחה כמו כל אחת מהשיחות האחרות.
·
שיחה
שאינה מתועדת נחשבת כאילו לא בוצעה.
עקרונות בהובלת השיחה:
אמון- Trust
תמיכה- Support
יישור קו- Alignment
שקיפות- Clarity
מכיוון שמדובר על שיחה ברובד האישי, יש לייצר אמון אמיתי
וכן לכל אורך התהליך.
אמון זה הוא הנחת ייסוד לשיחה אמיתית ואותנטית, ולכן
פגיעה באמון היא בלתי הפיכה ויש למנוע אותה. האמון יעזור לעובד להיפתח ולשתף בצורה
מלאה.
האמון חייב להיות מלווה בתמיכה מלאה בעובד, לאורך כל
התהליך כולל הצבת גבולות ברורים. יישור הקו קריטי במיוחד בסוג כזה של שיחה. מדובר
על נושאים רגישים ו״רכים״ ולכן ככל שיהיה דיוק בפרטים, בעובדות ובלוחות הזמנים
תקטן העמימות והמעורבות הרגשית הלא רלוונטית, בשיחה. שקיפות מלאה לאורך כל התהליך
תמנע פגיעה באמון ואכזבה מהתהליך ומתוצאותיו.
מבנה השיחה:
מבנה יהלום- נפתח ומתכנס בחזרה כמו צורת מעוין.
פירוט שלבי שיחה אישית:
1. השלב הצר הפותח: יצירת
אוירה תומכת ויצירת אמון. הצגת נושא השיחה, הצגת מטרותיה ותיאום ציפיות להמשך
השיחה.
2. השלב המברר הפותח ומרחיב: העובד
משתף במצבו האישי או בקשייו האישיים. התיאור מומלץ שיהיה עובדתי. על המנהל בשלב זה
להקפיד על הקשבה פעילה והובלה ע״י שאלות למקומות הרלוונטיים.
·
לעיתים
בשלב זה תסתיים השיחה, אם מטרת העובד הייתה שיתוף בלבד ומטרת המנהל יצירת קשר אישי
עמוק יותר.
3. שלב הפתרון המתכנס: המנהל
מציג 3 חלופות:
·
פתרון
בתחום אחריותו לטווח קצר/ארוך.
·
המשך
בירור וטיפול מול גורם מקצועי רלוונטי בכיר/ אחר.
·
אין
להתחייב על פתרון אשר אינו בתחום אחריות המנהל או שהוא לטווח ארוך ללא בדיקה
מקדימה.
4. השלב הסוגר: חזרה
על עיקרי ההחלטות והסכמה על לוחות זמנים.
לעיתים תעלה במהלך השיחה דילמת האמון או שמירה על צנעת
הפרט: במידה והעובד הסכים לשתף את מנהלו, בתנאי שישמור על דיסקרטיות מלאה, והמידע
אותו חשף העובד מחייב דיווח לגורם רלוונטי אחר (למשל הטרדה מינית, פגיעה בתנאי
העסקה), יש לבקש את אישור העובד לעדכן את הגורם הרלוונטי בצורה אנונימית או
ספציפית.
ניתן לבקש מהעובד כי יפנה מיוזמתו לאותו גורם, ניתן
לבקש מאותו גורם ליזום שיחה עם אותו עובד. מחויבות המנהל לארגון ולמקום העבודה
יכולה לעמוד בסתירה לאמון שבנה המנהל מול העובד. יש להבין את המשמעויות לא רק
ברובד האישי מול העובד אלא גם ברובד הצוות והארגון.
דוגמה לשיחה:
עובד כבר כמה ימים מגיע לעבודה ללא חיוך ואנרגיות, הוא
ממעט לדבר וישנה ירידה בביצועיו.
יש לזמנו מראש בסוף היום לשיחה במשרד או בפינה שקטה
אחרת על כוס קפה.
1. הצגת מטרת השיחה והצגתה כשיחה אישית לא פורמלית (יש
לעדכן את העובד כי כמו כל שיחה, היא תתועד לצורכי מעקב אישי בלבד ומובטחת
דיסקרטיות).
2. העובד משתף כי נמצא בתקופת לחץ בבית, צצה בעיה
אישית. מתבצע בירור סוג הבעיה (זוגיות, רפואית, משפחתית וכו'), וטווחה (ימים,
חודש, רבעון).
3. מתן מענה לשבוע הקרוב, דרך אישור חופשה חריג או יציאה
בשעה מוקדמת הביתה. במקביל הבטחה לבירור מול משאבי אנוש, לפתרון לטווח הארוך.
4. קביעת שיחה נוספת בתחילת השבוע הבא לעדכון העובד
במצבו ומתן מידע נוסף לאחר בירור במשאבי אנוש.
·
יש להימנע
מיצירת בלבול אצל העובד כי נוצר קשר חברי בין העובד למנהל. קשר זה אינו מומלץ
בסיטואציה זו, כי יתכן והעובד ינצל את הקשר לתועלתו (שיחות ארוכות, ״סחיטה רגשית").
·
במיוחד
במצב מורכב זה, העובד צריך גורם יציב ומקצועי אשר ייתן מענה לצרכיו.
ניהול והובלת שיחה אישית היא אומנות הניהול לשמה. שיחה
זו ממצבת את המנהל והופכת אותו למושא הערכה והערצה לא רק ע״י העובד, אלא גם ע"י
שאר הצוות והעובדים בארגון. שמו של המנהל כ״רואה אנשים ולא רק יעדים״ יהפוך אותו לסוג
של מותג. אנשים ילכו אחריו לכל מקום וימלאו כמעט את כל בקשותיו. המתח בין אהבה
ליראה למנהל יגדל ויעצים את דמותו כמנהל. העובד יחשוב כי המנהל ״רואה אותו״ ולכן
שביעות רצונו תעלה והוא יישאר בארגון לאורך זמן.
אין תגובות:
הוסף רשומת תגובה