מודל השפעה על המנהל: Influence The Manager- ITM

מודל חדש אשר פיתחתי לעיונכם, שימושכם ובעיקר תגובתכם.
התמונה היא של "מלך הסמכות" בעולם החי, צולמה בבית הכנסת הטמפל בקראקוב.

מודל השפעה על המנהל: Influence The Manager- ITM

מאת: ניר גולן

רקע:

אחד האתגרים העומדים בפני מנוהל בניהול בכלל ומטריציוני בפרט, הוא האופן בו הוא יכול להשפיע על המנהל שלו; מנהל ישיר/ מקצועי/ פרויקט.

ניר גולן, מומחה לחינוך ומנהיגות, התבסס על שני מודלים הקיימים היום בשוק:

1. "פריצת דרך במוטיבציה אצל ילדים" מאת ריצ׳ארד לבוי

2. "השפעה ללא סמכות: "IWA מאת כהן-ברדפורד.

המודל החדש שפותח מתבסס על צורך הקיים היום וההתנסות המעשית במודל בשטח.

למודל שתי הנחות יסוד:

• לכל מנהל יש צרכים שונים בעוצמות שונות.

• ניתן להשפיע על כל מנהל בעזרת בנק כלים המותאם לצרכיו.

קיימים שני מקורות סמכות שכיחים למנהל: 

1. סמכות פורמאלית- מנהל המקבל מינוי מהארגון בהתבסס על המבנה ההיררכי שלו. הוא בדרך כלל המנהל הישיר של המנוהל ואחראי על ניהולו הHR משלב הגיוס ועד לשלב הקידום או הפיטורים.

2. סמכות מקצועית- מנהל מקצועי מעצם התמחותו והיותו מומחה לתחום, על סמך ניסיונו או הכשרתו המקצועית והאקדמית. הוא מנהל את המנוהל מקצועית או פרוייקטלית בהתאם לתחום התמחותו.

בניהול מטריציוני בדרך כלל לכל מנוהל ישנם שני מנהלים: אחד פורמאלי ואחד מקצועי אשר לא תמיד מסונכרנים בינם לבין עצמם לגבי סוג וכמות המשימות המוטלות על המנוהל, דבר אשר יכול ליצור עומס וניגוד אינטרסים.

למנוהל בהשוואה למנהל אין סמכות על המנהל, לכן עליו להשתמש בכלים אחרים אשר אינם נובעים ממקור סמכות: עליו לזהות את צורכי המנהל ולהשפיע עליו דרך מתן מענה לצרכים.

כלים אלו יצרו את המודל:

מודל השפעה על המנהל: Influence The Manager- ITM

שני עקרונות מנחים ליישום המודל:

1. Fake it till you make it.

2. Make an authentic relationship with your manager. 

לכאורה שני עקרונות סותרים אך משלימים:

הראשון מנחה כי העשייה, גם אם היא מלאכותית בפעמים הראשונות, תהפוך לטבעית בהמשך.

השני מניח כי קשרים אישיים מזויפים עם המנהל, יכולים להיתפס כמניפולציה שלילית ולכן יכשלו.

ככל שהמנוהל יתרגל יותר את המודל הוא יהפוך לכלי יותר אותנטי בידו וכמו כל כלי, יהפוך למיומן בו ויצליח ביישומו בצורה יעילה יותר.

זכור כי אין מטרת המודל לשנות, לחנך או לעצב מחדש את המנהל, אלא להשתמש במאפייניו ובצרכיו בכדי להניעו.

פירוט שלבי המודל:

למודל 6 שלבים:

1. הנח כי כל המנהלים ניתנים להשפעה

2. הגדר את המטרות שלך וקבע להן סדרי עדיפויות

3. נתח את עולמו של המנהל וזהה את צרכיו

4. התאם את הכלים להשפעה על המנהל על פי צרכיו

5. בנה מערכת יחסים עם המנהל

6. השפע דרך תהליך מתוכנן, אמין אך גמיש

שלב ראשון: 

1. הנח כי כל המנהלים ניתנים להשפעה

שלב זה הוא תפיסתי ומחזק את תחושת המסוגלות העצמית של המנוהל: self esteem- אמונה זו בעצמו. שלב זה הוא קריטי כי בלעדיו לא ניתן יהיה לעבור לשלב הבא. הוא קריטי במיוחד בשלבים המאתגרים בהם יתכן כי יתקל בהתנגדות. שלב זה חשוב ליצירת דבקות ואמונה ביכולת ההשפעה של המנוהל ובהצלחת יישום המודל על המנהל.

שלב שני:

2. הגדר את המטרות שלך וקבע להן סדרי עדיפויות

על המנוהל להגדיר במדויק מהן המטרות אשר הוא רוצה להשיג מהמנהל שלו, מהן ההתנהגויות המצופות מהמנהל, מהם התוצרים האיכותיים והכמותיים. 

לאחר מכן על המנוהל לקבוע את סדר העדיפויות והחשיבות בהשגת המטרות, שהציב לעצמו אל מול המנהל. התיעדוף חשוב בכדי לאפשר גמישות בתהליך לאור השינויים והאתגרים בדרך.

שלב שלישי:

3. נתח את עולמו של המנהל וזהה את צרכיו

בשלב זה יש לבצע איסוף נתונים מעמיק וניתוח יסודי בכדי לענות על השאלות הבאות: 

– מהם תחומי האחריות הנוספים של המנהל?

– מי מנהל אותו ומה חשוב לו?

– מהם האתגרים של המנהל ומה נחשב עבורו הצלחה?

– על מה הוא נמדד ומתוגמל?

- מהם צרכיו של המנהל על פי המודל?

שלב רביעי:

4. התאם את הכלים להשפעה על המנהל על פי צרכיו

קיימים 6 כלים אשר יכולים לשמש את המנוהל בכדי להשפיע על מנהלו:

• אנשים: סיורים משותפים, ועדות/ פורומים/ צוותי עבודה להם הוא שותף

• כוח: owner של הפרויקט, הצבת דילמות והחלטות של המנהל בצמתים חשובים

• שבח: אישי או פומבי תלוי בפורום

• פרס: העברת האחריות לפרס אליו

• יוקרה: תקשור לדרגים גבוהים ממנו, פרסום מקצועי וארגוני

• משימה: הצלחת הפרויקט

שלב חמישי:

5. בנה מערכת יחסים עם המנהל

על המנוהל לקבוע עם מנהלו ארוחת צהרים או כוס קפה וליצור עימו מערכת יחסים שאינה מבוססת עבודה או פרויקט אלא מבוססת הכרות אישית. בניית מערכת היחסים עם המנהל היא תשתית חשובה להצלחה השלב הבא. על המנוהל להשקיע את המשך הדרוש ולהמשיך לתחזקה לאורך כל הדרך.

• אמון הדדי על בסיס אישי ומקצועי בדרך כלל אינו הפיך ולכן אין להפר אותו!

שלב שישי:

6. השפע דרך תהליך מתוכנן, אמין אך גמיש

בשלב השישי על המנוהל להשיג את מטרותיו דרך השפעה על המנהל בהתאם לצרכיו. המנוהל מציג למנהל את המטרה או הדרישה מהמנהל ובהתאם את הכלי אשר נותן מענה על הצורך של המנהל.

תהליך של "תן וקח"- על המנוהל לבקש מהמנהל את הנדרש ממנו, המטרה אשר הוגדרה בשלב השני, ואת הכלי אשר הותאם כמענה לצורך המנהל.

ניתן לתת מענה לצורך המנהל מיידית בהקשר למטרה/ הבקשה מהמנהל, ניתן לתת מענה לצורך בצורה עקיפה, לא בהקשר למטרה/ הבקשה מהמנהל, וניתן לתת מענה לצורך בטווח הארוך.

חשוב מאד שבסוף התהליך תאמר מילת תודה למנהל כי לא מובן מאליו שתרם את התרומה המבוקשת לתהליך/ פרויקט, ויש להביע את הערכת המנוהל למנהל.

סיכום:

בעזרת מודל השפעה על המנהל, מנוהל יכול להשפיע על המנהל שלו; מנהל ישיר/ מקצועי/ פרויקט. המודל בנוי משישה שלבים ברורים לביצוע וכלים רבים לפעולה:

1. הנח כי כל המנהלים ניתנים להשפעה

2. הגדר את המטרות שלך וקבע להן סדרי עדיפויות

3. נתח את עולמו של המנהל וזהה את צרכיו

4. התאם את הכלים להשפעה על המנהל על פי צרכיו

5. בנה מערכת יחסים עם המנהל

6. השפע דרך תהליך מתוכנן, אמין אך גמיש

• ייחודו של המודל בשלבים 1-5 המתקיימים כהכנה לשלב 6 בו מבוצעת ההשפעה בפועל. ככל שתהליך ההכנה יהיה יסודי ומקצועי יותר כך שלב 6 יבוצע ביעילות רבה יותר.

• במידה והמנוהל מזהה כי הכלי אשר הוצע למנהל אינו משיג את ההשפעה המצופה, יש להחליפו בכלי אחר. אם עדיין לא הושגה ההשפעה המצופה, יש לחזור לשלב השלישי במודל: נתח את עולמו של המנהל וזהה את צרכיו.

יש לנתח מחדש את עולמו של המנהל ולדייק יותר מהם צרכיו.

ביבליוגרפיה:

1.    The Motivation Breakthrough: 6 Secrets to Turning On the Tuned-Out Child by Richard Lavoie Publisher: Touchstone; Reprint edition (October 7, 2008)

2.    Influence Without Authority by Allan R. Cohen (Author), David L. Bradford (Author) Publisher: Wiley; 2 edition (March 18, 2005)